Email doanh nghiệp (email công ty) là sự lựa chọn của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Họ dùng hệ thống email doanh nghiệp để cấp phát cho nhân viên công ty mình sử dụng. Vậy lý do tại sao họ lại sử dụng hệ thống Email doanh nghiệp thay vì email miễn phí hoặc email cá nhân? Cùng tìm hiểu lý do tại sao Email doanh nghiệp (email công ty) lại được sử dụng rộng rãi đến vậy cùng bài viết này nhé.
1. Email doanh nghiệp là gì?
Trong cuộc sống hiện nay, trong mỗi chúng ta, chắc hẳn ai ai cũng sở hữu ít nhất 1 email. Trong đó, phần lớn người sử dụng dùng email miễn phí từ nhà cung cấp Google với đặc điểm nhận dạng là ___@gmail.com hay ___@gmail.com.vn. Phần hậu tố đứng sau dấu “@” chính là tên miền riêng (domain) của doanh nghiệp.
Như vậy, email doanh nghiệp là email có phần hậu tố phía sau dấu “@” là tên miền riêng của doanh nghiệp. Tên miền này thường là tên công ty hoặc tên website thuộc công ty. Các email có chứa tên miền riêng này được gọi là Email doanh nghiệp.
Ví dụ: ____@”tên miền riêng”
abc@halink.vn
2. Tại sao nên sử dụng Email doanh nghiệp?
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống email doanh nghiệp. Họ chọn sử dụng hệ thống email doanh nghiệp bởi những điểm mạnh không thể bàn cãi của nó.
a. Nhận diện thương hiệu
Một trong những lý do quan trọng khiến các doanh nghiệp chọn sử dụng email doanh nghiệp là để tăng sự nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp của mình. Thông qua Email doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thể hiện được tính chuyên nghiệp cũng như gây dựng được niềm tin nơi khách hàng tốt hơn.
Trong đó, thông qua email, khách hàng của doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết được tên của doanh nghiệp cũng như website của doanh nghiệp (nếu có). Ngoài ra, với email doanh nghiệp, khách hàng có thể dễ dàng tin tưởng doanh nghiệp bởi vì họ có thể nhận thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Không những thế, các email doanh nghiệp sẽ là một kênh truyền tải thông tin đến khách hàng cực kỳ hiệu quả và nhất là truyền tải các thông tin quan trọng.
(Ví dụ: Khi khách hàng nhận được Email từ doanh nghiệp và nhất là các Email chứa nội dung quan trọng như tiền bạc hay các điều khoản hợp đồng. Bạn nghĩ khách hàng sẽ thích nhận được các nội dung ấy từ Email doanh nghiệp hay Email cá nhân?)
b. Bảo mật tốt hơn.
Với hệ thống Email doanh nghiệp, mỗi email sẽ được hưởng mức bảo mật cao từ hệ thống. Trong đó, email doanh nghiệp sẽ được tránh khỏi việc bị spam email hoặc các email chứa mã độc. Ngoài ra, khi nhận được các email chứa các tệp đính kèm, hệ thống sẽ tự động quét virut cũng như phát cảnh báo sớm cho người dùng. Không những vậy, nếu email doanh nghiệp bị kẻ xấu xâm nhập chiếm quyền sử dụng thì người quản lý của email doanh nghiệp có thể vô hiệu hóa email đó ngay lập tức mà không bị thất thoát bất cứ dữ liệu nào.
c. Quản lý dữ liệu
Một trong những lý do quan trọng nhất cho việc các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hệ thống email doanh nghiệp là vì khả năng được quản lý của nó.
Trong đó, doanh nghiệp có khả năng cấp phát hoặc thu hồi email từ nhân viên. Điều này là cực kỳ quan trọng cho một doanh nghiệp. Ví dụ như, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thu hồi lại email của nhân viên ấy và có thể nhận lại hết các dữ liệu trong email của nhân viên đó. Thông qua việc thu hồi email nói riêng và quản lý email doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các dữ liệu của mình. Việc quản lý dữ liệu sẽ tránh thất thoát dữ liệu cũng như rò rỉ các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp ra bên ngoài.
3. Các nội dung cần chú ý khi chọn gói Email doanh nghiệp
Thông thường, trước khi sử dụng Email doanh nghiệp, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các nội dung sau:
a. Số lượng tài khoản
Các nhà cung cấp sẽ giới hạn số lượng email doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng. Tùy theo từng gói dịch vụ mà khách hàng lựa chọn, giới hạn số lượng tài khoản của Email doanh nghiệp sẽ khác nhau. Thông thường là 5 tài khoản email cho gói thấp nhất.
b. Tổng dung lượng tối đa cho email doanh nghiệp
Là tổng dung lượng mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Ví dụ như 5GB, 10GB… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể hiệu chỉnh dung lượng cung cấp cho mỗi email.
c. Dung lượng tối đa cho mỗi Email gửi và email nhận
Việc giới hạn dung lượng cho mỗi email là một phương thức căn bản để phòng ngừa việc nhận được các email với nội dung không phù hợp. Ví dụ như các video, bài hát, phim ảnh… Nên hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email trên thế giới đều giới hạn lại dung lượng cho mỗi email gửi và nhận của mình. Trong đó phần lớn nhà cung cấp sẽ giới hạn dung lượng bằng với Gmail là 25Mb vì Gmail là hệ thống được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.
d. Có tích hợp chống virut, chống spam không?
Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp đang có ý định sử dụng email doanh nghiệp. Thông qua việc tích hợp chống virut, chống spam, doanh nghiệp có thể sử dụng email một cách an toàn hơn. Các dữ liệu của công ty sẽ không dễ dàng bị đánh cắp hoặc phá hoại bởi virut và mã độc.
e. Có quản trị Email doanh nghiệp không?
Việc quản trị Email doanh nghiệp là phượng thức quản lý Email doanh nghiệp chủ động. Doanh nghiệp có thể quản lý các Email thuộc doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp có thể quản lý:
- Cấp phát email cho nhân viên
- Thu hồi email từ nhân viên
- Thu hồi email gửi nhầm
- …..
f. Có cung cấp sao lưu dữ liệu không? Phương thức sao lưu là gì?
Việc sao lưu dữ liệu là một biện pháp bảo hiểm mà nhà cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp có thể cung cấp cho doanh nghiệp. Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể yên tâm về các dữ liệu của mình.
Mỗi nhà cung cấp sẽ có các điều khoản sao lưu khác nhau. Các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định sử dụng nhé.
g. Dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp.
Trong khi sử dụng Email doanh nghiệp, việc xảy ra lỗi là vấn đề mà không ai mong muốn. Nhưng lỗi vẫn sẽ xảy ra, không sỡm thì muộn. Để phòng ngừa trước cho trường hợp này, doanh nghiệp nên xem xét khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp bằng cách xem xét đội ngũ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp ấy.
h. Các tính năng khác
Các tính năng khác là các tính năng thêm mà nhà cung cấp có thể đề xuất doanh nghiệp tích hợp cho email doanh nghiệp của mình. Ví dụ như:
- Giao diện chat tích hợp theo email
- Đặt mật khẩu cho email gửi đi
- Chia sẻ email nội bộ
- …
4. Đơn vị cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp uy tín.
Nhắc đến dịch vụ cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp, trên thị trường sẽ có vô số nhà cung cấp để doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là điều mà mọi doanh nghiệp mong muốn. Trong số những nhà cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, Halink đang ngày càng được đánh giá cao về dịch vụ này. Halink được quý doanh nghiệp khách hàng tin dùng bởi vì chất lượng dịch vụ tốt, giá cả phải chăng cũng như một hệ thống chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ cung cấp Email doanh nghiệp, Halink cung cấp dịch vụ tư vẫn miễn phí cho khách hàng có nhu cầu đăng ký, sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp. Ngoài ra, Halink cũng sẽ xử lý yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất từ vấn đề đăng ký, sử dụng, nâng cấp gói, bảo trì hệ thống hoặc là giải quyết các vấn đề phát sinh…
5. Lời Kết
Bài viết nhằm mang đến cho các doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về Email doanh nghiệp (email công ty) cũng như những vấn đề cần cân nhắc trước khi quyết định sử dụng email doanh nghiệp.
Tham khảo thêm Dịch vụ email doanh nghiệp tốt nhất trong tầm giá
Loading...
