Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp là gì?
Trong công ty, bạn thường phải soạn và gởi email cho nhiều người, như là giám đốc, đồng nghiệp, khách hàng, … Nội dung email của bạn cũng đa dạng, như là báo cáo, thông tin công việc, thông tin dịch vụ, …
Một email được viết chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều tích cực trong công việc của bạn, nó cũng ảnh hưởng đến thành quả của bạn trong công việc. Chẳng hạn một email gởi cho khách hàng được viết một cách chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng tin tưởng để hợp tác với bạn.
Dưới đây là một số mẹo viết email chuyên nghiệp mà bạn nên tuân thủ để công việc mỗi ngày hiệu quả hơn.
9 mẹo viết email công việc chuyên nghiệp
Tuân thủ các nguyên tắc email doanh nghiệp
Viết email cho công việc chỉ chứa nội dung bạn muốn gửi cho tất cả những người có liên quan.
Đừng viết những câu chuyện phiếm, những vấn đề rất riêng tư hoặc những vấn đề nhạy cảm trong email.
Email công việc thường được chuyển tiếp và lưu hành, vì vậy hãy viết như thể mọi người liên quan sẽ đọc email.
Không viết gì trong email doanh nghiệp với hàm ý chê bai, vu khống hoặc đề cập tiêu cực đến giới tính, chủng tộc, quốc tịch hoặc danh tính khác của ai đó.
Chọn thời gian để xem xét và xử lý email
Đừng đọc và trả lời email công việc mọi thời điểm trong ngày. Nếu có việc gấp, người đó nên gọi cho bạn.
Trả lời khi bạn đọc email. Tránh đọc email nhiều hơn một lần.
Ủy quyền và chuyển tiếp email doanh nghiệp nếu thích hợp và cho người đọc biết bạn đã làm gì.
Trả lời các email đơn giản ngay lập tức. Đừng bắt người đọc phải chờ xem liệu bạn có nhận được email hay không.
Quyết định khi nào bạn có thể trả lời đầy đủ các email công việc đòi hỏi thời gian. Cho người đọc biết khi nào bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ.
>> Dịch vụ email theo tên miền cho doanh nghiệp
Biết những gì bạn muốn người đọc biết, tin hoặc làm
Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được thông qua việc gởi email của mình.
Viết email bằng cách sử dụng các mục tiêu làm hướng dẫn. Kiểm tra việc viết email của bạn khi bạn hoàn thành để chắc chắn rằng nội dung liên quan và đầy đủ.
Cung cấp cho người nhận mọi thứ họ cần hoặc đã yêu cầu
Xác định trong yêu cầu người nhận muốn gì, trong điều kiện nào, vào thời gian nào.
Chuẩn bị một kế hoạch nội dung cho việc viết email của bạn dựa trên những gì mà người nhận đã yêu cầu trong email họ gởi cho bạn.
Viết dòng tiêu đề mô tả rõ ràng nội dung và tầm quan trọng của email doanh nghiệp
Viết dòng tiêu đề cho mọi email chuyên nghiệp.
Thay đổi dòng chủ đề khi nội dung của một email mới thay đổi từ dòng chủ đề được sử dụng cho các email trước đó.
Truyền đạt cảm giác cấp bách nếu có một cảm giác khẩn cấp với các từ như “URGENT” hoặc “RESPONSE NEEDED.”
Sử dụng các thuật ngữ chính cho từng chủ đề trong email doanh nghiệp ở dòng chủ đề.
Đừng viết tin nhắn trong dòng chủ đề hoặc bắt đầu tin nhắn và tiếp tục nó trong phần nội dung.
Viết lời mở đầu thân mật hoặc phần đệm cho việc viết email của bạn khi thích hợp
Cung cấp cho đồng nghiệp của bạn một email tích cực, khích lệ bằng cách thêm lời cảm ơn và các câu nói thân mật khác vào đầu.
Khi viết email chứa thông tin tiêu cực, hãy bắt đầu bằng khoảng đệm để thiết lập giọng điệu chia sẻ, cảm thông.
Xây dựng tinh thần đồng đội và mối quan hệ của bạn với người đọc bằng cách cám ơn khi bạn nhận được điều gì đó mà bạn yêu cầu.
Cho người đọc biết lý do tại sao họ nhận được email của bạn
Cung cấp cho người nhận nhiều thông tin cơ bản nhất nếu cần, nhưng không quá nhiều.
Chỉ bao gồm thông tin viết email công ty có liên quan đến mục tiêu và chủ đề của bạn.
Nêu điểm quan trọng hoặc các hành động ở phần đầu và phần cuối của email doanh nghiệp của bạn
Nêu các điểm quan trọng sau khi bạn giải thích lý do người đọc nhận được email này bằng văn bản ngay bây giờ.
Nêu các hành động bạn sẽ thực hiện hoặc người đọc phải thực hiện ở phần đầu của email doanh nghiệp.
Đối với các hành động, hãy nêu rõ hành động phải được thực hiện là gì, ai, khi nào, ở đâu và như thế nào. Tránh những thứ mơ hồ chẳng hạn như càng sớm càng tốt.
Viết email doanh nghiệp trong các khối thông tin được tổ chức rõ ràng
- Xác định những ý tưởng chính hỗ trợ hoặc giải thích ý tưởng chính khi bạn viết email.
- Đánh số các ý chính Cấp độ 1.
- Xác định các ý tưởng hỗ trợ các ý tưởng chính.
- Đánh số các ý tưởng hỗ trợ Cấp độ 2
- Tiếp tục đánh số các ý tưởng để bạn có dàn ý trước khi bắt đầu viết email.
- Làm cho các khối Cấp 1 nổi bật với nhau bằng khoảng trắng, tiêu đề và hiệu ứng chuyển tiếp.
- Làm cho các khối Cấp 2 nổi bật theo cách tương tự.
Người đọc sẽ thấy một bản thiết kế rõ ràng trong email doanh nghiệp bằng cách nhìn vào cách người viết đã cấu trúc nó.
Kết luận
Email không chỉ là một công cụ giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp, nó còn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, mang lại uy tín cho bản thân người viết cũng như công ty. Do đó, khi viết email công việc nên cẩn thận và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất có thể.
Loading...
