Dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay rất phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, ngoài việc nó là công cụ giao tiếp chuyển đổi thông tin phục vụ công việc hàng ngày. Tuy nhiên, có 3 điều bạn cần lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp như sau:
1. Lựa chọn đúng dịch vụ
Mỗi doanh nghiệp có số lượng nhân sự ít nhiều khác nhau, dẫn đến nhu cầu sử dụng email cũng khác nhau. Nếu số lượng email cần sử dụng ít, khoảng dưới 50 tài khoản, bạn có thể sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp với gói tuỳ thuộc vào số lượng email muốn dùng, để có chi phí hợp lý. Tuy nhiên, nếu số lượng email cần dùng nhiều hơn, và có thể gia tăng trong tương lai, bạn nên sử dụng dịch vụ email server riêng. Với mô hình dịch vụ này, bạn có thể tạo được số lượng email không giới hạn và dễ dàng quản lý dung lượng cấp cho từng tài khoản email rất tiện lợi, đồng thời chi phí sẽ rẻ hơn.
2. Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng
Đối với các doanh nghiệp việc sử dụng email theo tên miềng riêng có thể giúp bên nhận dễ dàng nhận diện được doanh nghiệp, giảm thiểu nguy cơ kẻ xấu giả mạo thư gởi tới khách hàng. Bên cạnh đó, việc tạo email theo tiên miền riêng cũng góp phần tăng độ uy tín cho doanh nghiệp với đối tác và khách hàng trong quá trình hoạt động.
Email domain giúp đối tác, khách hàng có ấn tượng và dễ dàng ghi nhớ tên doanh nghiệp nhờ việc nhận mail thường xuyên. Bên cạnh đó, việc sử dụng email theo tên doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng phân biệt giữa bạn với đối thủ, lâu ngày sẽ tạo nhận thức trong tâm trí khách hàng về thương hiệu của bạn.
Việc sử dụng đuôi tên miền sẽ phụ thuộc vào thị trường hoạt động của doanh nghiệp. Nếu bạn chỉ hoạt động ở Việt Nam, có thể sử dụng các dạng đuôi tên miền của Việt Nam như .vn, .com.vn, .net.vn,… để mang tính thuần Việt. Bản chất người Việt cũng thích đuôi tên miền có .vn hơn, nó có gì đó mang tính tự tôn dân tộc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn có hoạt động ở thị trường nước ngoài, nên sử dụng các đuôi tên miền quốc tế như .com, .net, .org,… để khách hàng tránh sự nhầm lẫn. Vì dù sao họ cũng quen với các đuôi tên miền này hơn, đặc biệt là .com. Vì theo thói quen đa số, khi gõ tên miền, người ta đã nhớ được tên doanh nghiệp thì mặc định người ta luôn gõ tên miền theo tên doanh nghiệp với đuôi .com.
3. Chèn chữ ký vào email
Chữ ký trong email không đơn thuần chỉ là chữ ký tên của người gửi. Mà nó là một cụm thông tin bao gồm tên người gởi, chức vụ, tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại,… Việc sử dụng chữ ký cho email sẽ giúp người nhận cảm thấy tin tưởng hơn đối với người gởi, đồng thời, họ sẽ có đủ thông tin liên hệ cần thiết khi có nhu cầu, cũng như có thêm thông tin tham khảo về người gởi mail. Do đó, khi sử dụng email công ty, bạn cũng cần quan tâm và chú ý đến việc tạo chữ ký riêng cho email của từng tài khoản trong hệ thống email doanh nghiệp. Nên có sự đồng bộ về chữ ký của các tài khoản này, vô hình chung tạo được sự nhất quán và chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác cũng như khách hàng.
Thông thường khi soạn mail, không thể lúc nào bạn cũng có thể ngồi chèn chữ ký với hàng loạt thông tin như địa chỉ liên hệ, logo, số điện thoại… Mà mỗi hệ thống gởi mail đều cho phép người dùng thiết lập nội dung chữ ký. Và nó sẽ được chèn tự động mỗi khi vào tạo email hoặc trả lời email. Mỗi hệ thống email có cách tạo chữ ký khác nhau, bạn có thể liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ để được hước dẫn sử dụng.
Loading...
