Email trong doanh nghiệp được dùng cho trao đổi công việc, trong nội bộ cũng như với đối tác, khách hàng. Do đó, nó cần phải nghiêm túc, truyền tải đúng thông điệp và dễ nhận dạng. Dưới đây là 15 quy tắc viết email trong doanh nghiệp mà mọi nhân viên kể cả ban lãnh đạo nên biết.
1. Sử dụng dòng tiêu đề trực tiếp
Trong nhiều trường hợp, mọi người quyết định mở email hoàn toàn dựa trên dòng tiêu đề.
Dòng tiêu đề mạnh là ngắn gọn, mang tính mô tả và bất cứ khi nào có thể, hướng đến hành động. Ví dụ: “Nội dung cuộc họp toàn công ty ngày mai” là dòng chủ đề mạnh buộc mọi nhân viên phải đọc nó.
Không thể làm ngơ tầm quan trọng của việc có một dòng tiêu đề mạnh mẽ, đặc biệt nếu email đang được sử dụng cho mục đích tiếp thị trực tiếp. Luôn chọn dòng chủ đề cho người nhận biết bạn đang giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc các mối quan tâm khác của họ.
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Rõ ràng, việc người nhận xóa các email của bạn là điều bạn không muốn. Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo điều đó không xảy ra là tránh sử dụng địa chỉ email không có thương hiệu
Nếu bạn đang đại diện cho một công ty, bạn nên luôn sử dụng địa chỉ email mà công ty của bạn đã cung cấp cho bạn. Nếu bạn đang tham gia vào tiếp thị B2B, địa chỉ email doanh nghiệp của bạn phải luôn chuyển tải tên của bạn để người nhận biết nó đến từ đâu và họ nên trả lời cho ai.
3. Nút “trả lời tất cả” nên được sử dụng một cách đúng đắn
Không ai thích mở hoặc đọc những email không liên quan đến họ, bộ phận của họ hoặc trách nhiệm cá nhân của họ.
Việc bỏ qua các email không liên quan có thể khó và các cảnh báo lặp đi lặp lại có thể gây khó chịu nếu chúng ta đang cố gắng tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Tránh nhấn “trả lời tất cả” trừ khi bạn biết mọi người có trong danh sách thực sự cần nhận câu trả lời.
4. Thêm chữ ký email chuyên nghiệp
Chữ ký email chuyên nghiệp có thể dẫn đến tỷ lệ ROI cao hơn nếu bạn tham gia vào các chiến dịch tiếp thị. Việc cung cấp cho người đọc thông tin bổ sung về bạn hoặc công ty của bạn là rất hợp lý. Thông thường, chữ ký email bao gồm tên đầy đủ, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ của bạn.
5. Sử dụng lời chào chuyên nghiệp
Điều quan trọng là học cách sử dụng lời chào chuyên nghiệp khi nói đến nghi thức email.
Hãy cẩn thận khi sử dụng những lời chào thông thường như “Xin chào” hoặc “Xin chào tất cả mọi người.” Mặc dù những lời chào thông thường, thân thiện thích hợp trong nhiều loại email, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn biết mình đang hướng đến loại đối tượng nào.
6. Hãy cảnh giác với những dấu chấm than quá mức
Nếu bạn có thói quen sử dụng dấu chấm than, hãy lưu ý hạn chế chúng khi thể hiện sự hào hứng hay phấn khích của mình.
Một số người có xu hướng lạm dụng dấu câu này và kết thúc bằng cách sử dụng một số dấu chấm than. Điều này có thể khiến người viết nghe có vẻ quá háo hức hoặc thậm chí là chưa trưởng thành. Hãy sử dụng chúng chỉ khi nó thực sự thích hợp.
7. Hãy cẩn thận khi sử dụng sự hài hước
Trên thực tế, tốt hơn là bạn nên bỏ tất cả các hình thức hài hước ra khỏi các cuộc trao đổi email công ty chuyên nghiệp trừ khi bạn hiểu rất rõ về người nhận.
Ngoài ra, điều gì đó mà bạn thấy buồn cười có thể không gây cười cho người khác từ xa. Trong một số trường hợp, sự hài hước thậm chí có thể có vẻ thô lỗ hoặc gây tổn thương, vì vậy khi nghi ngờ, tốt nhất bạn nên loại bỏ nó.
8. Trả lời tất cả các email của bạn
Thật khó để trả lời mọi email bạn nhận được, nhưng ít nhất bạn nên trả lời các email quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt tự trả lời khi nhận được email mới với nội dung chẳng hạn như: “Tôi đã nhận được email của bạn, tôi sẽ đọc và trả lời bạn sớm nhất có thể. Xin cám ơn!”
9. Luôn đọc lại trước khi nhấn gửi
Đừng chỉ phụ thuộc vào trình kiểm tra chính tả tiêu chuẩn của bạn. Người nhận email của bạn có thể sẽ nhận thấy những sai sót, và trong khi lỗi chính tả không thường xuyên xảy ra với mọi người, những lỗi lặp đi lặp lại và lỗi chính tả có thể trông rất cẩu thả.
Do đó, bạn luôn phải đọc lại nội dung email trước khi gửi đi.
10. Thêm địa chỉ email sau khi bạn soạn thư
Bạn muốn tránh vô tình gửi email trước khi bạn nhập xong và đọc lại thư? Một biện pháp an toàn tốt là nhập email của bạn trước, sau đó thêm địa chỉ email của người nhận khi bạn sẵn sàng gửi thư.
11. Kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận
Cố gắng hết sức để chính xác và đặc biệt chú ý khi bạn nhập tên từ danh sách liên hệ của mình trên dòng “Tới”. Thật không may, bạn rất dễ chọn sai tên, điều này có thể khiến bạn và người nhận email vô tình lúng túng. Ngoài ra, hãy sử dụng hợp lý CC và BCC trong email để tránh lộn xộn trong cuộc trò chuyện.
12. Luôn xem xét sự khác biệt về văn hóa có thể ảnh hưởng đến giao tiếp của bạn như thế nào
Tiếp thị qua email domain là một trong những cách hiệu quả nhất về chi phí để tiếp cận nhiều đối tượng và rất dễ thiết lập. Nhưng nó rất dễ dẫn đến thông tin sai lệch do sự khác biệt về văn hóa , đặc biệt là khi người nhận không thể nhìn thấy nét mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể của bạn.
Nếu có thể, bạn nên tùy chỉnh thông điệp của mình cho phù hợp với bối cảnh văn hóa của người nhận mà bạn đã chọn.
Hãy nhớ rằng có thể sẽ có sự khác biệt về múi giờ mà bạn cần phải tính đến.
13. Giữ cho phông chữ của bạn đơn giản
Mỗi phông chữ đều có vị trí và thời gian riêng, nhưng khi nói đến giao tiếp kinh doanh, tốt hơn hết bạn nên giữ cho phông chữ của bạn cũng như các kích thước và màu sắc có liên quan của chúng đơn giản.
Quy tắc chung quan trọng nhất là tin nhắn của bạn phải dễ đọc. Tốt nhất là nên chọn kích thước phông chữ 11 điểm hoặc 12 điểm và sans serif dễ đọc như Calibri, Helvetica hoặc Arial. Nó có vẻ nhàm chán, nhưng màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất và dễ đọc nhất về màu sắc. Cố gắng giữ cho văn bản nổi bật và sử dụng in đậm, in nghiêng và gạch chân ở mức tối thiểu. Những hiệu ứng này có thể giúp thông tin quan trọng trở nên nổi bật, nhưng trông sẽ hỗn loạn khi được sử dụng quá thường xuyên.
14. Phân đoạn thông tin liên lạc của bạn
Một trong những cách tốt nhất để cá nhân hóa thông tin liên lạc của bạn là phân đoạn danh sách email của bạn để bắt đầu. Tính năng phân đoạn là thứ hoàn toàn nên đi kèm với bất kỳ công cụ tiếp thị qua email doanh nghiệp nào mà bạn sử dụng.
Việc phân đoạn danh sách email giúp bạn dễ dàng nhắm mục tiêu các chiến dịch dựa trên các nhóm khách hàng của mình, do đó, cho phép bạn làm cho thông điệp của mình phù hợp hơn với người nhận.
15. Cân nhắc giọng điệu của bạn
Cuối cùng, cũng như sự hài hước có thể bị hiểu sai, giọng văn của bạn có thể dễ bị hiểu nhầm nếu không có quan điểm mà người ta có thể nghe được khi nghe giọng nói của bạn.
Đọc lại email của bạn trước khi gửi. Nếu cảm giác nó không ổn, nó chắc chắn sẽ bị người đọc nhìn nhận theo cách đó. Nếu bạn muốn có kết quả tích cực, hãy nhớ cách cư xử cơ bản của mình: nói “làm ơn” và “cảm ơn” và cố gắng không sử dụng những từ quá tiêu cực hoặc kịch tính.
Loading...
