Tất cả chúng ta đều viết đủ loại email tại nơi làm việc: Thông báo tin tức công ty, yêu cầu thông tin, trả lời khách hàng, theo dõi các cuộc họp, báo cáo, …
Gửi email là tất cả về ngữ cảnh, vì vậy trước khi soạn thảo thông điệp của bạn, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về mối quan hệ của bạn với người nhận. Đó là sếp, đồng nghiệp, đối tác hay khách tiềm năng của bạn? Điều này sẽ giúp bạn xác định mức độ trang trọng phù hợp cho email của mình. Đồng thời, bạn nên biết cách viết một email chuyên nghiệp.
Dưới đây là các thành phần chính mà email của bạn nên chứa.
1. Dòng chủ đề
Đây là phần quan trọng trong email của bạn, nó xác định xem một người có thực sự mở nó hay không. Một dòng tiêu đề tốt cho người nhận biết nội dung của email và lý do tại sao họ nên đọc nó. Cố gắng làm cho dòng chủ đề của bạn rõ ràng, cụ thể và đi vào trọng tâm.
2. Lời chào qua email
Làm thế nào để bắt đầu một email chính thức? Ở phần đầu của email, hãy chào một người bằng tên. Tùy thuộc vào mức độ trang trọng, lời chào của bạn có thể thay đổi từ “Xin chào” đơn giản đến chính thức “Dear Mr./Ms./Dr./Professor…” Đối với những email trang trọng nhất, hãy sử dụng dấu hai chấm thay vì dấu phẩy sau lời chào. Ví dụ: “Thưa bà Nhiên:”
Luôn cố gắng hết sức để tìm ra tên của người nhận để xưng hô với họ trong email của bạn.
3. Nội dung email
Bây giờ, đã đến lúc tạo phần chính trong email của bạn. Đây là cách thực hiện:
Luôn dành một email cho một chủ đề. Ví dụ: bạn có thể cần đồng nghiệp của mình “xem xét báo cáo hàng quý và thảo luận về chiến lược tuyển dụng cho bộ phận”. Đây là quá nhiều thông tin cho một email duy nhất! Tốt hơn nên gửi hai email riêng biệt cho mỗi chủ đề, giúp người nhận dễ dàng trả lời. Bằng cách này, bạn có nhiều khả năng nhận được trả lời nhanh hơn.
Giải thích những gì bạn đang viết. Nếu bạn đang gửi email công ty cho một người lạ, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân và sau đó đi thẳng vào vấn đề. Nêu rõ mục đích email của bạn để mọi người có thể hiểu tại sao bạn gửi email cho họ và cách họ có thể trợ giúp. Ví dụ: Tôi muốn mời bạn phát biểu tại hội nghị nhà phát triển hàng năm của chúng tôi.
Coi trọng thời gian của người đọc. Cung cấp cho người nhận bất kỳ thông tin bổ sung nào mà họ cần trả lời. Đồng thời, hãy cố gắng giữ cho email của bạn ngắn gọn, đơn giản và đừng làm nó quá tải với những chi tiết thừa. Hãy nhớ rằng email không phải là nơi tốt nhất cho một cuộc thảo luận kéo dài.
Làm cho email của bạn dễ đọc. Chia nhỏ thông điệp của bạn thành các đoạn văn và tận dụng các tiêu đề và danh sách. Khi phù hợp, hãy nhấn mạnh thông tin quan trọng bằng chữ in đậm hoặc in nghiêng, chỉ cần đừng lạm dụng nó. Mục tiêu của bạn là làm cho email của bạn có cấu trúc và dễ đọc nhất có thể.
4. Đóng email chính thức
Việc đóng email chính thức cho người nhận biết điều gì tiếp theo. Nếu bạn muốn họ làm điều gì đó, hãy bao gồm lời kêu gọi hành động rõ ràng và cụ thể. Nếu bạn chỉ kết thúc cuộc thảo luận mà bạn đã có trước đó, hãy kết thúc email của bạn bằng một ghi chú thân thiện để cho người đọc thấy rằng bạn sẵn sàng giữ liên lạc với họ.
Đây là cách kết thúc một email chính thức:
Vui lòng cho tôi biết trước Thứ tư, ngày 23 tháng 2 nếu bạn muốn phát biểu tại hội nghị.
Cảm ơn bạn đã giúp đỡ và phản hồi. Hãy giữ liên lạc!
>> Dịch vụ email doanh nghiệp
5. Chữ ký
Dưới đây là những cụm từ lịch sự bạn có thể sử dụng để kết thúc email của mình:
Trân trọng,
Cảm ơn một lần nữa,
Tiếp theo, điền tên và chi tiết liên hệ của bạn. Nếu bạn đang viết thư thay mặt cho một công ty hoặc tổ chức, hãy bao gồm cả thông tin này trong chữ ký của bạn.
Cuối cùng
Khi bạn đã tạo xong email của mình, còn một số điều cần kiểm tra:
- Đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn phù hợp. Nên dùng tên của bạn để làm email, nó cho thấy email của bạn đáng tin cậy và chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gửi email thay mặt cho một công ty, hãy sử dụng email công ty của bạn.
- Kiểm tra kỹ tên và email của người nhận. Đảm bảo rằng bạn đang viết thư cho đúng người và viết đúng chính tả tên của họ.
- Kiểm tra ngữ pháp và chính tả. Đọc kỹ email của bạn và tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc các từ viết tắt không chính thức.
- Bám sát vào một phông chữ chuyên nghiệp. Mặc dù nhiều ứng dụng email domain cho phép bạn thay đổi phông chữ của email, nhưng hãy sử dụng một thứ gì đó thận trọng như Arial hoặc Sans Serif.
- Đừng quên đính kèm các tập tin. Nếu bạn đang gửi cho ai đó một tài liệu, hãy đảm bảo đính kèm tài liệu đó. Đặt tên tệp của bạn đúng cách để người nhận có thể đoán được nội dung bên trong.
Loading...
