Theo thời gian, một số người trong số đó cuối cùng sẽ không hoạt động, điều đó có nghĩa là họ đã không mở, nhấp hoặc tương tác với bất kỳ email nào mà bạn gởi cho họ một thời gian. Khoảng thời gian đó có thể khác nhau tùy thuộc vào loại email và doanh nghiệp, nhưng thường thì người đăng ký không hoạt động là người không phản hồi trong 6 tháng hoặc 10 email liên tiếp.

Có một số lượng lớn người không hoạt động trong danh sách email của bạn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tiếp thị qua email của bạn, làm sai lệch dữ liệu tiếp thị của bạn và ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của bạn. Để giữ số lượng người không hoạt động ở mức thấp nhất có thể, hãy sử dụng 7 phương pháp thu hút người đăng ký email không hoạt động này thành khách hàng tương tác.

7 phương pháp thu hút người đăng ký email không hoạt động lâu ngày

#1. Đảm bảo rằng bạn đang gửi email vào đúng thời điểm

Theo các nghiên cứu về tiếp thị qua email, tỷ lệ mở email trung bình trong tất cả các ngành cao nhất vào Thứ Hai (22%) và thấp nhất vào Chủ Nhật (20,3%). Tỷ lệ nhấp để mở cao nhất vào Thứ Ba (10,8%) và thấp nhất vào Thứ Sáu, Thứ Bảy và Chủ Nhật (10,1%). Bạn có thể gởi mail vào những ngày này trong tuần để đảm bảo người nhận có khả năng mở chúng hơn.

#2. Cung cấp cho khách hàng tùy chọn thay đổi tần suất gửi email

Nhận quá nhiều email doanh nghiệp là lý do phổ biến khiến mọi người ngừng mở hoặc tương tác với email. Để đảm bảo rằng bạn đang gửi email cho khách hàng của mình theo lịch trình phù hợp với họ, hãy gửi email cho phép họ điều chỉnh tần suất ngay cả cử chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn đối với họ cũng có thể đủ để khiến họ hoạt động trở lại.

#3. Thay đổi dòng tiêu đề email

Theo một nghiên cứu của các chuyên gia tiếp thị trực tuyến, 59% người tiêu dùng cho biết dòng tiêu đề là một trong những yếu tố hàng đầu thuyết phục họ mở email. Nếu các dòng tiêu đề của bạn trở nên cũ kỹ, hãy thử một cách tiếp cận mới: kiểm tra các tông màu, độ dài, chủ đề và đề xuất giá trị khác nhau, đồng thời thử nghiệm thêm số, biểu tượng cảm xúc và cá nhân hóa.

#4. Hãy thử một chiến dịch thu hút lại

Email thu hút lại có thể giúp thuyết phục khách hàng tiếp tục tương tác với email của bạn. Báo hiệu ý định của bạn để giành lại họ bằng một dòng chủ đề trực tiếp, hấp dẫn cho họ biết rằng bạn đã nhận thấy sự vắng mặt của họ và muốn kết nối lại. Sử dụng email để nhắc nhở họ về những gì bạn cung cấp, thông báo cho họ về bất kỳ điều gì mới và cho họ biết email của bạn sẽ mang lại lợi ích cho họ như thế nào. Đảm bảo bao gồm lời kêu gọi hành động hấp dẫn để khiến họ nhấp vào.

#5. Gia hạn ưu đãi đặc biệt

Một cách khác để thu hút lại những người đăng ký email không hoạt động là cung cấp cho họ ưu đãi, quà tặng hoặc giảm giá độc quyền để khuyến khích họ nhấp vào email và làm quen lại với thương hiệu của bạn. Đây có thể là một email đơn lẻ hoặc một chuỗi tự động với các ưu đãi tăng giá trị.

#6. Phân loại danh sách của bạn

Nếu người đăng ký của bạn không tương tác với email công ty của bạn, thì rất có thể là do họ không tìm thấy nội dung phù hợp với sở thích hoặc nhu cầu cụ thể của họ. Cải thiện việc nhắm mục tiêu của bạn bằng cách phân loại danh sách email của bạn theo loại khách hàng, sở thích, giai đoạn mua hoặc bất kỳ yếu tố nào khác sẽ cho phép bạn gửi nội dung tùy chỉnh cho khách hàng của mình.

#7. Cung cấp cho họ tùy chọn để hủy đăng ký

Nghe có vẻ ngược đời, nhưng việc gửi cho những người đăng ký không hoạt động một email hỏi xem họ có muốn tiếp tục nhận email hay hủy đăng ký thực sự có thể khơi dậy sự quan tâm của họ đối với email của bạn, vì vậy, lần sau khi họ nhận được email, họ có nhiều khả năng sẽ mở nó hơn. Ngay cả khi họ hủy đăng ký, điều đó không hoàn toàn xấu, vì việc hủy đăng ký thực sự có thể tích cực cho hoạt động tiếp thị qua email của bạn.

Kết luận

Khi nói đến việc sử dụng email chuyên nghiệp để tiếp thị, có một tin tốt và một tin xấu.

Tin tốt là tiếp thị qua email vẫn là một cách cực kỳ hiệu quả để tiếp cận khách hàng. Tin xấu thực ra là tác dụng phụ của tin tốt: vì email rất hiệu quả nên hầu hết mọi người đều sử dụng nó, điều đó có nghĩa là mọi người không có thời gian hoặc hứng thú để mở và đọc mọi thứ trong hộp thư đến của họ.

Sử dụng 7 phương pháp trên đây để thúc đẩy khách hàng tương tác trở lại với bạn qua kênh tiếp thị email.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số kiến thức cơ bản về 4 bước tiếp thị qua email để tăng doanh số bán hàng trực tuyến và cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu.

Tiếp thị qua email là gì?

Tiếp thị qua email là quá trình gửi email được cá nhân hóa, được nhắm mục tiêu đến khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng của bạn để xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy doanh số bán hàng. Khi được thực hiện đúng cách, tiếp thị qua email có thể là một cách cực kỳ hiệu quả để phát triển doanh nghiệp của bạn. Email có thể được sử dụng để chia sẻ tin tức công ty, sản phẩm mới, khuyến mại, đánh giá và hơn thế nữa.

Email doanh nghiệp không chỉ là một công cụ tiếp thị linh hoạt cho chủ doanh nghiệp mà còn là kênh nhắn tin ưa thích hàng đầu của khách hàng.

Tiếp thị qua email cũng là một trong những công cụ tiếp thị hiệu quả nhất về chi phí hiện có, đặc biệt khi so sánh với quảng cáo trả tiền. Thông thường, bạn chỉ cần trả một khoản phí hàng tháng để sử dụng dịch vụ tiếp thị qua email mà bạn chọn. Trong một số trường hợp, bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ khoản nào, chẳng hạn như khi bạn sử dụng nền tảng thương mại điện tử đi kèm với các công cụ tiếp thị qua email tích hợp sẵn.

4 bước tiếp thị qua email

Sau đây là 4 bước tiếp thị qua email mà bạn có thể tuân thủ để đạt được hiệu quả như kỳ vọng:

#1. Xây dựng danh sách email

Danh sách email là danh sách địa chỉ email của những người đồng ý nhận thông tin liên lạc qua email công ty từ cửa hàng trực tuyến của bạn. Lưu ý phải là danh sách những người đồng ý nhận email của bạn chứ không phải danh sách bạn mua hoặc sưu tầm được.

Bước đầu tiên của bạn để quảng bá doanh nghiệp của mình bằng tiếp thị qua email là xây dựng đối tượng khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Không có ai, bạn sẽ không có ai để gửi email tiếp thị của mình.

Có một số cách để xây dựng danh sách email của bạn.

Cách dễ nhất để thu thập email của khách hàng là thêm hộp kiểm đăng ký vào phần thanh toán. Bằng cách này, khách hàng của bạn có thể chọn tham gia nhận email từ bạn khi mua sản phẩm của bạn.

Để thu thập email của khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng cửa sổ bật lên thu thập email. Đây là cửa sổ bật lên xuất hiện khi ai đó ghé thăm cửa hàng trực tuyến của bạn, yêu cầu họ đăng ký danh sách email chuyên nghiệp của bạn.

Khi thêm cửa sổ bật lên với biểu mẫu đăng ký vào trang web của bạn, hãy đảm bảo bạn cung cấp thứ gì đó có giá trị cho mọi người để đổi lấy việc tham gia danh sách của bạn. Đó có thể là giảm giá hoặc nội dung độc quyền cho người đăng ký email.

#2. Khôi phục doanh số bán hàng với email giỏ hàng bị bỏ rơi

Gần 70% khách truy cập web bán hàng thêm sản phẩm vào giỏ hàng của họ không bao giờ thực sự hoàn tất giao dịch mua. Tuy nhiên, đừng để tỷ lệ giỏ hàng bị bỏ rơi cao làm bạn nản lòng. Với tiếp thị qua email, bạn có thể phục hồi một số doanh số bán hàng bị mất.

Email giỏ hàng bị bỏ rơi nhắc nhở khách hàng hoàn tất việc mua hàng. Chúng được gửi khi khách hàng thêm một sản phẩm vào giỏ hàng của họ nhưng không mua sản phẩm đó. Email về giỏ hàng bị bỏ rơi thường có sản phẩm mà khách đã thêm vào giỏ hàng và lời kêu gọi hành động khuyến khích họ mua sản phẩm đó.

Để tận dụng tối đa các email về giỏ hàng bị bỏ rơi, bạn có thể tự động hóa chúng để không phải gửi chúng theo cách thủ công. Để làm cho email về giỏ hàng bị bỏ rơi của bạn hấp dẫn hơn, hãy thêm chiết khấu để hoàn tất giao dịch.

#3. Giữ liên lạc với khách hàng bằng email tự động

Ngoài các email nhắc nhở khách hàng về giỏ hàng bị bỏ quên, bạn nên thiết lập các email tự động khác được kích hoạt dựa trên các hành động cụ thể mà người nhận thực hiện (hoặc không thực hiện).

Lý tưởng nhất là sau khi khách hàng hoàn thành một hành động, một email tiếp thị sẽ tự động được gửi để giúp họ di chuyển qua kênh bán hàng của bạn. Những loại email này được thiết kế để tiếp cận đúng người vào đúng thời điểm nhằm thu hút người mua sắm và tăng doanh số bán hàng.

Ví dụ: bạn có thể gửi email giới thiệu sản phẩm mới cho những người đã lâu không mua sắm tại cửa hàng của bạn, yêu cầu đánh giá từ khách hàng hoặc gửi cho họ chiết khấu như một món quà nhân ngày sinh nhật của họ.

Vì những email này được tự động hóa nên bạn tiết kiệm thời gian, bạn đang thu hút khách hàng mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào ngoài việc thiết lập.

#4. Tăng doanh số bán hàng với các email được nhắm mục tiêu

Chìa khóa để tiếp thị qua email tên miền thành công là phân nhóm danh sách email của bạn.

Phân danh sách của bạn thành các nhóm khác nhau cho phép bạn gửi nhiều email có liên quan, được nhắm mục tiêu hơn. Điều này có thể bao gồm phân khúc theo vị trí, lịch sử mua hàng hoặc thậm chí là sở thích.

Bằng cách gửi email được nhắm mục tiêu, bạn sẽ có thể bán được nhiều hàng hơn cho cửa hàng trực tuyến của mình vì nội dung email của bạn sẽ được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của người đăng ký.

Bạn có thể gửi email được cá nhân hóa cho khách hàng dựa trên hoạt động mua hàng của họ: sản phẩm họ đã mua, số lượng đơn đặt hàng họ đã thực hiện hoặc số tiền họ đã chi trong cửa hàng của bạn.

Kết luận

Nếu bạn chưa sử dụng tiếp thị qua email để thúc đẩy doanh số bán hàng và phát triển doanh nghiệp của mình, thì bây giờ là lúc để bắt đầu.

Bắt đầu với việc xây dựng danh sách email, thu hút khách hàng trở lại bằng email giỏ hàng bị bỏ rơi và đừng quên tận dụng email theo tên miền tiếp thị tự động. Khi đã sẵn sàng, hãy đưa hoạt động tiếp thị qua email của bạn lên một tầm cao mới với các email được nhắm mục tiêu để thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều hơn nữa.

Danh sách gửi thư là một trong những công cụ tiếp thị hiệu quả nhất mà một doanh nghiệp nhỏ hoặc chuyên gia marketing có thể phát triển. Bạn có thể sử dụng danh sách email gửi thư của mình để xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới hoặc củng cố lòng trung thành của khách hàng hiện tại bằng cách chia sẻ các ưu đãi độc quyền, nội dung độc đáo và giảm giá đặc biệt.

Nhưng một danh sách gửi thư sẽ vô dụng nếu nó không có nhiều người đăng ký và việc thu hút mọi người đăng ký không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu.

Dưới đây là một số mẹo dành cho các doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp bạn phát triển danh sách email chuyên nghiệp của mình.

Cách phát triển danh sách email của bạn

Đảm bảo mọi người dễ dàng tham gia danh sách của bạn

Đặt các biểu mẫu đăng ký ở những vị trí thuận tiện trên khắp trang web của bạn: trên trang chủ và trong các thanh bên trên toàn trang web của bạn. Cửa sổ bật lên được biết đến là cực kỳ hiệu quả, nhưng hãy giữ chúng thật tinh tế và không buộc cửa sổ bật lên xuất hiện mỗi khi khách truy cập vào trang web của bạn hoặc điều hướng đến một trang khác trên trang web của bạn. Đảm bảo xuất bản một trang đăng ký mà bạn có thể hướng những người đăng ký tiềm năng đến.

Kiểm tra biểu mẫu của bạn để đảm bảo chúng hoạt động và để đảm bảo quá trình đăng ký rõ ràng và dễ dàng. Các biểu mẫu đăng ký sẽ vô ích nếu chúng không hoạt động và chúng sẽ không tạo ra kết quả mong muốn nếu chúng khó sử dụng hoặc nếu quy trình khó hiểu. Cách tốt nhất là chỉ yêu cầu khách hàng điền email và nhấn nút Đăng ký.

Đặt lời nhắc nhẹ nhàng để nhắc mọi người đăng ký trong thông tin liên lạc của bạn; chữ ký email công ty, phương tiện truyền thông xã hội và cuối bài đăng trên blog của bạn đều là những điểm tốt để nhắc mọi người đăng ký. Nhưng đừng lạm dụng nó. Lời nhắc nhẹ nhàng và không thường xuyên có tác dụng, nhưng làm phiền mọi người bằng cách tấn công họ bằng các liên kết đăng ký, biểu mẫu và cửa sổ bật lên liên tục có thể đẩy gây khó chịu.

Hãy minh bạch về cách bạn sử dụng danh sách email của mình

Trong thời buổi mà một người thường phải nhận rất nhiều email rác mỗi ngày, họ rất ngại cung cấp địa chỉ email của mình cho người khác mà không biết chắc chắn người nhận sẽ làm gì. Cho mọi người biết những gì họ đang đăng ký, tần suất họ sẽ nhận được email doanh nghiệp và nội dung sẽ bao gồm những gì. Đồng thời phải cam kết bảo mật email của khách hàng đã đăng ký. Sau đó đảm bảo bạn thực hiện đúng những gì đã hứa với khách hàng khi thu thập email của họ.

Cung cấp các ưu đãi

Một số người sẽ đăng ký chỉ vì họ thích dịch vụ kinh doanh của bạn hoặc thấy công việc của bạn thú vị. Những người khác sẽ cần một lý do để đăng ký. Ưu đãi độc quyền, chẳng hạn như giảm giá sẽ chỉ dành cho người đăng ký, là những ưu đãi tốt. Bạn cũng có thể cung cấp một loại quà tặng miễn phí nào đó để đổi lấy việc đăng ký; đây được gọi là nam châm chì. Điều này có xu hướng hoạt động tốt nhất nếu bạn không mất phí cung cấp phần mềm miễn phí (sản phẩm kỹ thuật số là lý tưởng), bởi vì người đăng ký luôn có thể hủy đăng ký sau khi họ nhận được phần mềm miễn phí.

Kết luận

Nhiều doanh nghiệp thiết lập danh sách email của họ và sau đó quên nỗ lực phát triển nó. Nếu trang web của bạn trở nên phổ biến, bạn có thể thu hút người đăng ký một cách tự nhiên, nhưng nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc phát triển danh sách email của mình, hãy cân nhắc sử dụng các phương pháp trên để thu hút nhiều người đăng ký hơn.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng hiệu quả phương thức email marketing này. Điều quan trọng nhất là bạn phải có danh sách email riêng cho doanh nghiệp của mình.

Danh sách email là gì?

Khái niệm này rất đơn giản: danh sách email chính là danh sách những địa chỉ email của người dùng mà bạn thu thập được. Tuy nhiên, danh sách email trong marketing lại là một phạm trù chụ thể hơn: chính là danh sách email của những người đăng ký để lại cho bạn. Điều đó có nghĩa là những email đó của những người thực sự quan tâm và mong muốn nhận được email khuyến mãi, hay giới thiệu sản phẩm mới từ bạn.

Bạn có thể đã nhận được một số phiếu giảm giá từ cửa hàng bánh pizza yêu thích của mình. Họ đã nhận được địa chỉ của bạn vào lần cuối cùng bạn đặt bánh pizza để giao. Họ muốn giữ chân bạn với tư cách là khách hàng, vì vậy giờ đây họ đang sử dụng thông tin có giá trị mà họ có được, chính là địa chỉ email của bạn, để đảm bảo rằng bạn không quên họ.

Công nghệ email marketing ngày càng phát triển chóng mặt khiến nhu cầu danh sách email bùng nổ. Đã qua rồi thời quảng cáo giấy, in ấn, phong bì và tem với phi phí cao. Bây giờ, bạn chỉ cần soạn email và gởi cho danh sách người đã đăng ký với bạn, chi phí rất thấp mà lại nhanh và hiệu quả cao hơn.

Làm sao để có được danh sách email khách hàng?

Có rất nhiều cách để bạn có được danh sách email doanh nghiệp, như là thu thập từ các diễn đàn, mạng xã hội, hay đơn giản là mua chúng. Phương pháp này trước đây mang lại kết quả, nếu không thì mọi người đã ngừng mua và bán danh sách gửi thư từ lâu rồi. Tuy nhiên, đây là một hành vi gửi thư rác và nếu dùng cách này bạn chắc chắn đang lãng phí tài nguyên để gửi thư đến những người không có nhu cầu hoặc không phù hợp với sản phẩm và dịch vụ của bạn. Việc này là cực kỳ lãng phí và gây ấn tượng xấu với những người nhận được email của bạn.

Cách tốt nhất vẫn là để khách hàng tự nguyện cung cấp địa chỉ email cho bạn. Khi bạn mời mọi người đăng ký danh sách email của mình, danh sách bạn nhận được sẽ chứa đầy những người đã chọn nhận thư của bạn. Có một số cách để làm việc này dễ dàng, chẳng hạn như:

• Thu thập địa chỉ email trong quá trình khách hàng thanh toán.
• Yêu cầu khách hàng để lại địa chỉ email khi cần tư vấn về sản phẩm / dịch vụ.
• Yêu cầu khách hàng để lại địa chỉ email chuyên nghiệp để nhận thông báo chương trình khuyến mại, thông báo sản phẩm mới hay bài viết mới.
• Một cách hay để lôi kéo mọi người đăng ký là cung cấp cho họ thứ gì đó, chẳng hạn như quà tặng miễn phí (còn gọi là nam châm thu hút khách hàng tiềm năng ).

Doanh nghiệp của tôi có cần danh sách gửi thư không?

Rất nhiều chủ sở hữu trang web không thoải mái với ý tưởng về danh sách gửi thư vì họ không muốn gửi thư rác cho mọi người, đặc biệt là khách hàng của chính họ. Nhưng nếu những người đăng ký của bạn đã chọn nhận email từ bạn, thì đó không phải là thư rác và chắc hẳn họ sẽ không cảm thấy phiền toái, ngược lại còn thấy vui khi nhận được email từ bạn. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng nội dung bạn gởi trong email thực sự có ích cho họ hoặc ích nhất là bạn đang không cố gắng spam.

Danh sách gửi thư mang lại những lợi ích và cơ hội độc nhất, nhưng lợi ích quan trọng nhất của danh sách gửi thư là tiết kiệm chi phí tích hợp. Khi bạn xây dựng danh sách khách hàng đã chọn nhận tin nhắn từ bạn vì họ đã quan tâm đến những gì bạn đang cung cấp, bạn đã tạo một đường dẫn trực tiếp để tiếp thị tới những người phù hợp với dịch vụ kinh doanh của bạn. Và mặc dù có chi phí liên quan đến việc quản lý danh sách gửi thư, nhưng nó không là gì so với những gì bạn có thể chi tiêu cho một chiến dịch quảng cáo thông thường.

Nói một cách đơn giản, danh sách email chuyên nghiệp cho phép bạn tiếp cận khách hàng mục tiêu của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Có phải mọi doanh nghiệp đều cần một danh sách email? Dĩ nhiên là không. Nhưng đối với đại đa số các doanh nghiệp, một danh sách email thực sự rất có ý nghĩa cho họ.

Trong công ty, bạn thường phải soạn và gởi email cho nhiều người, như là giám đốc, đồng nghiệp, khách hàng, … Nội dung email của bạn cũng đa dạng, như là báo cáo, thông tin công việc, thông tin dịch vụ, …

Một email được viết chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều tích cực trong công việc của bạn, nó cũng ảnh hưởng đến thành quả của bạn trong công việc. Chẳng hạn một email gởi cho khách hàng được viết một cách chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng tin tưởng để hợp tác với bạn.

Dưới đây là một số mẹo viết email chuyên nghiệp mà bạn nên tuân thủ để công việc mỗi ngày hiệu quả hơn.

9 mẹo viết email công việc chuyên nghiệp

Tuân thủ các nguyên tắc email doanh nghiệp

Viết email cho công việc chỉ chứa nội dung bạn muốn gửi cho tất cả những người có liên quan.

Đừng viết những câu chuyện phiếm, những vấn đề rất riêng tư hoặc những vấn đề nhạy cảm trong email.

Email công việc thường được chuyển tiếp và lưu hành, vì vậy hãy viết như thể mọi người liên quan sẽ đọc email.

Không viết gì trong email doanh nghiệp với hàm ý chê bai, vu khống hoặc đề cập tiêu cực đến giới tính, chủng tộc, quốc tịch hoặc danh tính khác của ai đó.

Chọn thời gian để xem xét và xử lý email

Đừng đọc và trả lời email công việc mọi thời điểm trong ngày. Nếu có việc gấp, người đó nên gọi cho bạn.

Trả lời khi bạn đọc email. Tránh đọc email nhiều hơn một lần.

Ủy quyền và chuyển tiếp email doanh nghiệp nếu thích hợp và cho người đọc biết bạn đã làm gì.

Trả lời các email đơn giản ngay lập tức. Đừng bắt người đọc phải chờ xem liệu bạn có nhận được email hay không.

Quyết định khi nào bạn có thể trả lời đầy đủ các email công việc đòi hỏi thời gian. Cho người đọc biết khi nào bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ.

>> Dịch vụ email theo tên miền cho doanh nghiệp

Biết những gì bạn muốn người đọc biết, tin hoặc làm

Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được thông qua việc gởi email của mình.

Viết email bằng cách sử dụng các mục tiêu làm hướng dẫn. Kiểm tra việc viết email của bạn khi bạn hoàn thành để chắc chắn rằng nội dung liên quan và đầy đủ.

Cung cấp cho người nhận mọi thứ họ cần hoặc đã yêu cầu

Xác định trong yêu cầu người nhận muốn gì, trong điều kiện nào, vào thời gian nào.

Chuẩn bị một kế hoạch nội dung cho việc viết email của bạn dựa trên những gì mà người nhận đã yêu cầu trong email họ gởi cho bạn.

Viết dòng tiêu đề mô tả rõ ràng nội dung và tầm quan trọng của email doanh nghiệp

Viết dòng tiêu đề cho mọi email chuyên nghiệp.

Thay đổi dòng chủ đề khi nội dung của một email mới thay đổi từ dòng chủ đề được sử dụng cho các email trước đó.

Truyền đạt cảm giác cấp bách nếu có một cảm giác khẩn cấp với các từ như “URGENT” hoặc “RESPONSE NEEDED.”

Sử dụng các thuật ngữ chính cho từng chủ đề trong email doanh nghiệp ở dòng chủ đề.

Đừng viết tin nhắn trong dòng chủ đề hoặc bắt đầu tin nhắn và tiếp tục nó trong phần nội dung.

Viết lời mở đầu thân mật hoặc phần đệm cho việc viết email của bạn khi thích hợp

Cung cấp cho đồng nghiệp của bạn một email tích cực, khích lệ bằng cách thêm lời cảm ơn và các câu nói thân mật khác vào đầu.

Khi viết email chứa thông tin tiêu cực, hãy bắt đầu bằng khoảng đệm để thiết lập giọng điệu chia sẻ, cảm thông.

Xây dựng tinh thần đồng đội và mối quan hệ của bạn với người đọc bằng cách cám ơn khi bạn nhận được điều gì đó mà bạn yêu cầu.

Cho người đọc biết lý do tại sao họ nhận được email của bạn

Cung cấp cho người nhận nhiều thông tin cơ bản nhất nếu cần, nhưng không quá nhiều.

Chỉ bao gồm thông tin viết email công ty có liên quan đến mục tiêu và chủ đề của bạn.

Nêu điểm quan trọng hoặc các hành động ở phần đầu và phần cuối của email doanh nghiệp của bạn

Nêu các điểm quan trọng sau khi bạn giải thích lý do người đọc nhận được email này bằng văn bản ngay bây giờ.

Nêu các hành động bạn sẽ thực hiện hoặc người đọc phải thực hiện ở phần đầu của email doanh nghiệp.

Đối với các hành động, hãy nêu rõ hành động phải được thực hiện là gì, ai, khi nào, ở đâu và như thế nào. Tránh những thứ mơ hồ chẳng hạn như càng sớm càng tốt.

Viết email doanh nghiệp trong các khối thông tin được tổ chức rõ ràng

• Xác định những ý tưởng chính hỗ trợ hoặc giải thích ý tưởng chính khi bạn viết email.
• Đánh số các ý chính Cấp độ 1.
• Xác định các ý tưởng hỗ trợ các ý tưởng chính.
• Đánh số các ý tưởng hỗ trợ Cấp độ 2
• Tiếp tục đánh số các ý tưởng để bạn có dàn ý trước khi bắt đầu viết email.
• Làm cho các khối Cấp 1 nổi bật với nhau bằng khoảng trắng, tiêu đề và hiệu ứng chuyển tiếp.
• Làm cho các khối Cấp 2 nổi bật theo cách tương tự.

Người đọc sẽ thấy một bản thiết kế rõ ràng trong email doanh nghiệp bằng cách nhìn vào cách người viết đã cấu trúc nó.

Kết luận

Email không chỉ là một công cụ giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp, nó còn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, mang lại uy tín cho bản thân người viết cũng như công ty. Do đó, khi viết email công việc nên cẩn thận và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất có thể.

Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail. Như vậy Email có nghĩa là thư điện tử. Thư điện tử được phát triển và đưa vào ứng dụng thực tế vào những năm 1990. Đây là một bước tiến dài trong tiến trình phát triển công nghệ thông tin. Sau nhiều năm phát triển, hiện nay, Email được xem là một hình thức giao tiếp quan trọng trong hoạt động kinh doanh của tất cả mọi ngành nghề.

Địa chỉ Email:

Địa chỉ Email là một cụm ký tự liền kề nhau được phân thành hai phần tách biệt bởi dấu “@”. Theo đó phần ký tự trước dấu “@” đại diện cho tên người dùng. Phần sau dấu “@” thể hiện tên miền hoặc nhà cung cấp của email đó. Sự kết hợp giữa hai phần này và dấu “@” được gọi là địa chỉ email.

Mỗi địa chỉ email đều là độc nhất. Nghĩa là sẽ không có hai email trùng địa chỉ với nhau. Với đặc điểm này của địa chỉ email, người sử dụng có thể dễ dàng phân biệt được sự khác nhau giữa các email và tránh gây nhầm lẫn cho người nhận.

Ví dụ:

• Cho địa chỉ email vidu@halink.vn
  Trong địa chỉ email này, phần tên người sử dụng là “vidu” và phần tên miền riêng là “halink.vn”.
• Cho địa chỉ email example@gmail.com
  Trong địa chỉ email này, phần tên người sử dụng là “example” và phần tên nhà cung cấp dịch vụ email là “Gmail.com”.

To trong Email là gì?

Khung “To” trong giao diện Email là nơi để nhập địa chỉ email của người nhận. Trong công việc, địa chỉ được điền vào khung “To” là người nhận chính và thường được yêu cầu phản hồi hoặc trao đổi với người gửi.

Cc, Bcc trong Email là gì?

Cc là viết tắt của Carbon Copy, địa chỉ mail được điền vào khung Cc sẽ nhận được một bản sao của thư điện tử được gửi. Trong bản sao được gửi đi này, ngoài nội dung của email, người nhận cũng sẽ nhận được danh sách các địa chỉ email trong mục Cc. Ngoài ra, các nội dung phản hồi thư này (nếu có) cũng có thể được theo dõi bởi tất cả mọi người.

Bcc là viết tắt của Blind Carbon Copy, địa chỉ mail được điền vào khung Bcc sẽ nhận được một bản sao của thư điện tử được gửi. Tuy nhiên, khác với mục Cc, người nhận trong mục Bcc sẽ không nhận được danh sách các địa chỉ email trong mục Bcc. Ngoài ra, các nội dung mà người nhận phản hồi thư này cũng sẽ được giữ kín giữa các bên. Trừ người gửi và người nhận, không ai trong mục Bcc có thể theo dõi nội dung của loạt thư phản hồi sau đó.

Cách dùng Cc, Bcc:

• Địa chỉ được thêm vào mục Cc thường được thêm vào để nắm bắt luồng thông tin mà không nhất thiết phải hản hồi lại. Thông thường, người được thêm vào phần Cc là cấp trên, người quản lý. Mục đích thêm họ vào việc trao đổi email để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc cũng như tiến hành can thiệp nếu cần thiết.
• Người gửi email áp dụng mục Bcc không muốn tiết lộ thông tin của người nhận. Thông qua đó, bảo vệ sự riêng tư của người nhận.

Có mấy loại Email?

Dựa theo các tiêu chí khác nhau, chúng ta có thể phân ra rất nhiều loại email khác nhau. Tuy nhiên, cách phân biệt đơn giản nhất là phân biệt theo mục đích của người sở hữu. Theo đó, Email sẽ được phân thành Email doanh nghiệp và Email cá nhân.

• Email cá nhân:Thông thường là các Email miễn phí với tên miền là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ như …@gmail.com, …@outlook.com, …@hotmail.com, …

• Email doanh nghiệp: Là bộ nhiều Email mang tên miền riêng giống nhau. Email doanh nghiệp là sở hữu của doanh nghiệp.
  Ví dụ bộ các email thuộc doanh nghiệp Halink như sau:
  taikhoan1@halink.vn,
  taikhoang1@halink.vn
  taikhoan3…

Tìm hiểu thêm về Email doanh nghiệp và Email cá nhân

Tham khảo dịch vụ Email doanh nghiệp tốt nhất trong tầm giá

1. Email doanh nghiệp là gì?

Trong cuộc sống hiện nay, trong mỗi chúng ta, chắc hẳn ai ai cũng sở hữu ít nhất 1 email. Trong đó, phần lớn người sử dụng dùng email miễn phí từ nhà cung cấp Google với đặc điểm nhận dạng là ___@gmail.com hay ___@gmail.com.vn. Phần hậu tố đứng sau dấu “@” chính là tên miền riêng (domain) của doanh nghiệp.

Như vậy, email doanh nghiệp là email có phần hậu tố phía sau dấu “@” là tên miền riêng của doanh nghiệp. Tên miền này thường là tên công ty hoặc tên website thuộc công ty. Các email có chứa tên miền riêng này được gọi là Email doanh nghiệp.

Ví dụ: ____@”tên miền riêng”

           abc@halink.vn

2. Tại sao nên sử dụng Email doanh nghiệp?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống email doanh nghiệp. Họ chọn sử dụng hệ thống email doanh nghiệp bởi những điểm mạnh không thể bàn cãi của nó. 

a. Nhận diện thương hiệu

Một trong những lý do quan trọng khiến các doanh nghiệp chọn sử dụng email doanh nghiệp là để tăng sự nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp của mình. Thông qua Email doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thể hiện được tính chuyên nghiệp cũng như gây dựng được niềm tin nơi khách hàng tốt hơn.

Trong đó, thông qua email, khách hàng của doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết được tên của doanh nghiệp cũng như website của doanh nghiệp (nếu có). Ngoài ra, với email doanh nghiệp, khách hàng có thể dễ dàng tin tưởng doanh nghiệp bởi vì họ có thể nhận thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Không những thế, các email doanh nghiệp sẽ là một kênh truyền tải thông tin đến khách hàng cực kỳ hiệu quả và nhất là truyền tải các thông tin quan trọng.

(Ví dụ: Khi khách hàng nhận được Email từ doanh nghiệp và nhất là các Email chứa nội dung quan trọng như tiền bạc hay các điều khoản hợp đồng. Bạn nghĩ khách hàng sẽ thích nhận được các nội dung ấy từ Email doanh nghiệp hay Email cá nhân?)

b. Bảo mật tốt hơn.

Với hệ thống Email doanh nghiệp, mỗi email sẽ được hưởng mức bảo mật cao từ hệ thống. Trong đó, email doanh nghiệp sẽ được tránh khỏi việc bị spam email hoặc các email chứa mã độc. Ngoài ra, khi nhận được các email chứa các tệp đính kèm, hệ thống sẽ tự động quét virut cũng như phát cảnh báo sớm cho người dùng. Không những vậy, nếu email doanh nghiệp bị kẻ xấu xâm nhập chiếm quyền sử dụng thì người quản lý của email doanh nghiệp có thể vô hiệu hóa email đó ngay lập tức mà không bị thất thoát bất cứ dữ liệu nào.

c. Quản lý dữ liệu

Một trong những lý do quan trọng nhất cho việc các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hệ thống email doanh nghiệp là vì khả năng được quản lý của nó.

Trong đó, doanh nghiệp có khả năng cấp phát hoặc thu hồi email từ nhân viên. Điều này là cực kỳ quan trọng cho một doanh nghiệp. Ví dụ như, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thu hồi lại email của nhân viên ấy và có thể nhận lại hết các dữ liệu trong email của nhân viên đó. Thông qua việc thu hồi email nói riêng và quản lý email doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các dữ liệu của mình. Việc quản lý dữ liệu sẽ tránh thất thoát dữ liệu cũng như rò rỉ các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp ra bên ngoài.

3. Các nội dung cần chú ý khi chọn gói Email doanh nghiệp

Thông thường, trước khi sử dụng Email doanh nghiệp, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các nội dung sau:

a. Số lượng tài khoản

Các nhà cung cấp sẽ giới hạn số lượng email doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng. Tùy theo từng gói dịch vụ mà khách hàng lựa chọn, giới hạn số lượng tài khoản của Email doanh nghiệp sẽ khác nhau. Thông thường là 5 tài khoản email cho gói thấp nhất.

b. Tổng dung lượng tối đa cho email doanh nghiệp

Là tổng dung lượng mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Ví dụ như 5GB, 10GB… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể hiệu chỉnh dung lượng cung cấp cho mỗi email.

c. Dung lượng tối đa cho mỗi Email gửi và email nhận

Việc giới hạn dung lượng cho mỗi email là một phương thức căn bản để phòng ngừa việc nhận được các email với nội dung không phù hợp. Ví dụ như các video, bài hát, phim ảnh… Nên hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email trên thế giới đều giới hạn lại dung lượng cho mỗi email gửi và nhận của mình. Trong đó phần lớn nhà cung cấp sẽ giới hạn dung lượng bằng với Gmail là 25Mb vì Gmail là hệ thống được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

d. Có tích hợp chống virut, chống spam không?

Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp đang có ý định sử dụng email doanh nghiệp. Thông qua việc tích hợp chống virut, chống spam, doanh nghiệp có thể sử dụng email một cách an toàn hơn. Các dữ liệu của công ty sẽ không dễ dàng bị đánh cắp hoặc phá hoại bởi virut và mã độc.

e. Có quản trị Email doanh nghiệp không?

Việc quản trị Email doanh nghiệp là phượng thức quản lý Email doanh nghiệp chủ động. Doanh nghiệp có thể quản lý các Email thuộc doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp có thể quản lý:

• Cấp phát email cho nhân viên
• Thu hồi email từ nhân viên
• Thu hồi email gửi nhầm
• …..

f. Có cung cấp sao lưu dữ liệu không? Phương thức sao lưu là gì?

Việc sao lưu dữ liệu là một biện pháp bảo hiểm mà nhà cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp có thể cung cấp cho doanh nghiệp. Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể yên tâm về các dữ liệu của mình.

Mỗi nhà cung cấp sẽ có các điều khoản sao lưu khác nhau. Các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định sử dụng nhé.

g. Dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp.

Trong khi sử dụng Email doanh nghiệp, việc xảy ra lỗi là vấn đề mà không ai mong muốn. Nhưng lỗi vẫn sẽ xảy ra, không sỡm thì muộn. Để phòng ngừa trước cho trường hợp này, doanh nghiệp nên xem xét khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp bằng cách xem xét đội ngũ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp ấy.

h. Các tính năng khác

Các tính năng khác là các tính năng thêm mà nhà cung cấp có thể đề xuất doanh nghiệp tích hợp cho email doanh nghiệp của mình. Ví dụ như:

• Giao diện chat tích hợp theo email
• Đặt mật khẩu cho email gửi đi
• Chia sẻ email nội bộ
• …

4. Đơn vị cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp uy tín.

Nhắc đến dịch vụ cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp, trên thị trường sẽ có vô số nhà cung cấp để doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là điều mà mọi doanh nghiệp mong muốn. Trong số những nhà cung cấp hệ thống Email doanh nghiệp trên thị trường hiện nay, Halink đang ngày càng được đánh giá cao về dịch vụ này. Halink được quý doanh nghiệp khách hàng tin dùng bởi vì chất lượng dịch vụ tốt, giá cả phải chăng cũng như một hệ thống chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ cung cấp Email doanh nghiệp, Halink cung cấp dịch vụ tư vẫn miễn phí cho khách hàng có nhu cầu đăng ký, sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp. Ngoài ra, Halink cũng sẽ xử lý yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất từ vấn đề đăng ký, sử dụng, nâng cấp gói, bảo trì hệ thống hoặc là giải quyết các vấn đề phát sinh…

5. Lời Kết

Bài viết nhằm mang đến cho các doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về Email doanh nghiệp (email công ty) cũng như những vấn đề cần cân nhắc trước khi quyết định sử dụng email doanh nghiệp.

Tham khảo thêm Dịch vụ email doanh nghiệp tốt nhất trong tầm giá

1 – Hướng dẫn đổi ngôn ngữ sang Tiếng Việt

Mặc định khi đăng nhập lần đầu của email doanh nghiệp là hiển thị ngôn ngữ Tiếng Anh, để đổi sang ngôn ngữ Tiếng Việt các bạn bấm vào Preferences như hình dưới đây:

Sau đó các bạn vào phần Language chọn Tiếng Việt -> Tiếng Việt (Việt Nam) như hình dưới đây:

Cuối cùng bấm vào nút Save ở phía trên góc trái như hình dưới đây để lưu lại:

Sau khi bấm Save sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn tải lại trang để áp dụng ngay không, bạn chọn Yes thì hộp thư sẽ được tải lại và chuyển sang Tiếng Việt:

2 – Hướng dẫn đổi mật khẩu tài khoản email

Để đổi mật khẩu cho tài khoản email doanh nghiệp thì các bạn vào phần Tùy chọn và chọn Thay đổi mật khẩu sẽ hiển thị như dưới đây, sẽ có 2 trường hợp: 

Trường hợp 1: Nếu bạn dùng trình duyệt Google Chrome hoặc Cốc Cốc thì sẽ xuất hiện như sau: (nếu bạn dùng Firefox thì kéo xuống xem Trường hợp 2)

Các bạn bấm vào chữ NÂNG CAO như hình trên, sau đó bấm vào dòng Tiếp tục truy cập mail … như hình dưới đây:

Sau khi thao tác như hình trên sẽ chuyển đến màn hình đổi mật khẩu, các bạn nhập theo hướng dẫn như hình dưới đây và bấm nút Change Password:

Lưu ý: Vì lý do bảo mật, mật khẩu bắt buộc phải có các thành phần sau: Chữ Hoa + chữ thường + số + ký tự lạ ,ví dụ: Halink2016@  . Nếu đặt mật khẩu đơn giản hệ thống sẽ báo lỗi và không đổi được mật khẩu.

Trường hợp 2: Nếu bạn dùng trình duyệt Firefox thì sẽ ra màn hình dưới đây, các bạn bấm vào Advanced sau đó bấm vào Add Exception :

Sau khi làm như hướng dẫn ở hình trên sẽ xuất hiện như hình dưới đây, ở bước này chúng ta bấm vào Confirm Security Exception:

Sau khi thao tác như hình trên sẽ chuyển đến màn hình đổi mật khẩu, các bạn nhập theo hướng dẫn như hình dưới đây và bấm nút Change Password:

Lưu ý: Vì lý do bảo mật, mật khẩu bắt buộc phải có các thành phần sau: Chữ Hoa + chữ thường + số + ký tự lạ ,ví dụ: Halink2016@  . Nếu đặt mật khẩu đơn giản hệ thống sẽ báo lỗi và không đổi được mật khẩu.