Ở thời đại công nghệ thông tin ngày càng trở nên phát triển thì email doanh nghiệp được coi là một công cụ liên lạc hiệu quả trong kinh doanh với nhiều chức năng hữu ích. Email doanh nghiệp cho phép chúng ta kết nối, làm việc với những người khác ở bất cứ nơi đâu. Không những thế, email doanh nghiệp có tác dụng giúp công ty dễ dàng trong việc quản lý nội dung, báo cáo, góp phần tăng độ tin cậy đối với đối tác,…

Tuy nhiên nếu việc bố trí và sắp xếp các email không có trật tự rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng công việc trở nên áp lực và cũng như kéo theo hiệu quả năng suất làm việc đi xuống. Thế nên ở bài viết này, Halink sẽ mách cho bạn một vài cách nên làm thế nào để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả.

Trước khi tìm hiểu việc làm thế nào để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả, thì chúng ta cùng tìm hiểu email doanh nghiệp đem lại những lợi ích gì cho đơn vị của bạn nhé.

Email doanh nghiệp đem lại hiệu quả như thế nào?

Nếu các bạn chưa biết, thì việc sử dụng email doanh nghiệp sẽ mang đến cho đơn vị của bạn rất nhiều lợi ích, cùng những ưu điểm nổi trội vượt bậc so với email thường:

1. Tính chuyên nghiệp

Có email doanh nghiệp, đơn vị/công ty của bạn có thể tăng độ uy tín và tin cậy với đối tác, khách hàng. Thông qua email, đối tác hay khách hàng sẽ thấy được tính chuyên nghiệp cũng như nhận diện nhanh chóng thương hiệu của công ty. Ngoài ra, email doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy đối tác đọc nội dung mail tốt hơn so với email bình thường.

2. Khả năng quản lý

Không phải ai cũng có email với tên miền doanh nghiệp nếu không phải là nhân viên của công ty. Do đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý nhân sự và thông báo tin tức tới toàn thể thành viên trong công ty. Doanh nghiệp cũng có thể lập kế hoạch dự án nhanh chóng với các thành viên khác mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

3. Tránh khỏi tình trạng SPAM

Điểm đặc biệt của email doanh nghiệp chính là hệ thống hỗ trợ tránh các mail spam, giúp email chỉ còn các mail quan trọng từ khách hàng, đối tác cần thiết. Email doanh nghiệp còn hỗ trợ chống virus xâm nhập, giảm lượng mail chứa virus nguy hại. 

Khi gửi nội dung bằng mail doanh nghiệp cho đối tác, công ty sẽ tránh được tình trạng mail bị đẩy vào mục spam, mục xã hội hay quảng cáo của đối tác. Đối tác sẽ dễ dàng xem được nội dung mail và tăng sự hợp tác của hai bên.

4. Chi phí phù hợp, tiết kiệm

Với mức giá chỉ từ 500.000đ/năm, công ty đã có được số lượng lớn mail doanh nghiệp cho tất cả nhân viên cùng nhiều tiện ích tuyệt vời. Không những thế, nhiều hệ thống cung cấp email doanh nghiệp còn có các gói email phù hợp với quy mô công ty từ nhỏ, trung bình tới lớn.

>> Tham khảo nhiều gói Email doanh nghiệp tại đây.

Làm thế nào để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả

Chắc hẳn các bạn đều biết được sự tiện lợi và hữu ích mà email doanh nghiệp đem lại, trong đó Halink nghĩ rằng sẽ không ít người tự hỏi: Thế làm sao để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả? Cơ bản việc muốn quản lý email doanh nghiệp hiệu quả thì khá đơn giản và dễ dàng với những bước sau đây:

1. Xóa các email doanh nghiệp không cần thiết

Chắc chắn các bạn sẽ không thể tránh được tình trạng nhiều tin spam, tin rác hay những mẫu quảng cáo chạy vào trong mail của bạn. Không những phiền hà, rắc rối lại còn khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, việc đầu tiên để có thể quản lý email doanh nghiệp hiệu quả là hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.

2. Phân nhóm và gắn nhãn cho Email

Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email doanh nghiệp chính là phân nhóm và gắn nhãn cho email đó. Với cách phân loại như vậy, bạn không cần phải tìm kiếm một email bằng cách rà soát lại hàng ngàn email. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email doanh nghiệp hiệu quả hơn.

3. Lên lịch xử lý, sắp xếp và quản lý email doanh nghiệp hiệu quả

Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn. Để tối đa hóa thời gian, bạn có thể chia thời gian check mail thành 3 lần trong ngày. Mỗi lần check mail, bạn tập trung tối đa và nên chỉ dành cho công việc này khoảng thời gian 15 phút.

4. Hủy bỏ đăng ký nhận Email quảng cáo

Khi bạn sử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch vụ sẽ không tránh khỏi việc hòm thư của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về dịch vụ và chương trình khuyến mãi. 

Thay vì cảm thấy bực bội và mất thời gian mỗi ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đăng ký các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó để đảm bảo việc quản lý email doanh nghiệp hiệu quả nhiều hơn.

5. Thiết lập chế độ lọc mail gửi đến

Với chế độ lọc: mail gửi đến sẽ tự động sắp xếp vào các thư mục do bạn tạo ra. Những mail đến sẽ được phân loại dựa vào: Tiêu đề thư và người gửi.

Sử dụng chế độ lọc sẽ giúp bạn không còn phân loại mail thủ công, vừa giúp bạn có thể quản lý email doanh nghiệp hiệu quả. Ngoài ra công dụng này còn khá hữu ích đối với những người làm quản lý dự án khi phải nhận mail từ nhiều bên và quản lý nhiều hạng mục.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ các kiến thức mà Halink đã thu thập được, cũng như dựa vào sự am hiểu về chuyên ngành lâu năm, để có thể đưa ra những giải pháp quản lý email doanh nghiệp hiệu quả nhất cho các bạn. Chúng tôi hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ có thể “bỏ túi” cho bản thân hoặc cho doanh nghiệp của mình thêm nhiều cách sắp xếp và quản lý email doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Ngoài ra Halink còn nhận cung cấp nhiều gói Email doanh nghiệp với email theo tên miền riêng và các dịch vụ thiết kế website, nếu có nhu cầu hãy liên hệ ngay với Halink để được hỗ trợ tư vấn chi tiết nhé.