Email miễn phí là gì?

Đầu tiên, chúng ta phải hiểu được email miễn phí là gì? Email miễn phí là các dịch vụ email được các nhà cung cấp cho sử dụng không tính phí. Ở Việt Nam ta có hai loại email miễn phí thường được sử dụng. Đó chính là Gmail và Yahoo mail. Vì đặc tính sử dụng loại email này, chúng cũng thường được gọi là email cá nhân.

Đặc điểm của loại email này

Các email miễn phí này thường có cấu trúc như sau:

<tên người dùng>@<tên nhà cung cấp>.<tên miền>

Ví dụ:

• example@gmail.com
• traitimbanggia@yahoo.com

Các email cá nhân thường được sử dụng rộng rãi bởi vì nhiều yếu tố. Trong đó, yếu tố miễn phí và yếu tố tiện lợi chiếm vị trí chủ đạo. Người dùng có thể dễ dàng tạo, truy cập và sử dụng email với chỉ vài click chuột. Theo đó, một người có thể có rất nhiều email khác nhau.

Tuy nhiên, chính yếu tố tiện lợi này là thứ khiến cho email cá nhân không được ưa chuộng sử dụng trong môi trường kinh doanh. Đây cũng là đáp án cho câu hỏi có nên dùng email cá nhân để kinh doanh không. Bởi vì:

• Độ uy tín của email miễn phí không cao

Vì email cá nhân có thể dễ dàng được tạo mới. Cho nên, các email này khi dùng trong kinh doanh sẽ không có được mức độ uy tín cần thiết. Bên khách hàng, đối tác có thể sẽ đặt ra các vấn đề về độ uy tín của bạn. Họ sẽ sợ bạn đổi email, tháo chạy khỏi hợp đồng…

• Tính chuyên nghiệp thấp

Đối với phần lớn khách hàng và đối tác hiện nay, việc sử dụng email cá nhân để kinh doanh thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng đến các cơ hội phát triển của chính doanh nghiệp của bạn trong tương lại.

• Không tạo được ấn tượng về doanh nghiệp

Việc sử dụng email cá nhân sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu khách hàng đã quen với việc sử dụng email cá nhân của bạn để liên hệ với doanh nghiệp thì sẽ rất khó để phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn sau này.

Tạo bộ email để kinh doanh

Để sử dụng email trong kinh doanh, thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng các email tính phí vì nhiều lý do về thương hiệu, tin cậy và bảo mật. Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, nổi bật trong số đó là dịch vụ email doanh nghiệp tại Halink. Với nhiều năm kinh nghiệm, Halink luôn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đầy đủ tính năng nhưng vẫn giữ mức giá rẻ.

Trong thời đại hiện nay, email là hình thức liên lạc phổ biến và tiện lợi nhất. Email được phổ biến rộng rãi nhờ vào việc bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng đăng ký một địa chỉ email cho riêng mình. Email được xem là hình thức liên lạc tiện lợi vì người dùng có thể gửi được các nội dung quan trọng đến chính xác đối tượng cần nhận chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, mặc dù phổ biến và tiện lợi đến vậy, nhưng không phải ai cũng nhận ra được sự khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp. Vậy email cá nhân và email doanh nghiệp khác nhau như thế nào? Cùng so sánh chúng trong bài viết này nhé.

Tham khảo dịch vụ email doanh nghiệp tốt nhất trong tầm giá!!!

1. Email

Để có thể so sánh kỹ càng sự khác nhau của email cá nhân và email doanh nghiệp, chúng ta cần hiểu email là gì và cấu tạo của nó nhé.

Đầu tiên, email là từ viết tắt của electronic-mail. Cụm từ này dịch ra tiếng việt có nghĩa là thư điện tử. Thư điện tử được xem là một bước phát triển lớn trong công cuộc cách mạng công nghệ thông tin vào cuối thế kỷ XX. Nhờ vào thư điện tử, việc liên lạc ở khoảng cách xa đã trở thành hiện thực.

Cấu trúc của Email

Vào những buổi thực nghiệm đầu tiên của thư điện tử, người ta đã dùng dấu “@” để ngăn cách giữa nội dung truyền tải và máy tính truyền tải nội dung ấy. Rồi sau đó, khi yahoo!, Google, Outlook… bước vào sân chơi email, họ cũng đã dùng dấu “@” để ngăn cách giữa tên người dùng và tên nhà cung cấp (tên miền riêng).

Sau nhiều năm phát triển, nhiều doanh nghiệp lớn đã nhận ra được tiềm năng của email và xây dựng hệ thống email cho riêng mình. Những email này đều có tên miền riêng của công ty. Những email có tên miền riêng như vậy đều được gọi là email doanh nghiệp. Cấu tạo của lại thư điện tử này cũng dùng dấu “@” để phân cách tên người dùng và tên miền riêng của doanh nghiệp.

2. Email cá nhân

Email cá nhân là các email miễn phí được cung cấp bởi các nhà cung cấp như Google, Yahoo, Hotmail… Các email này sẽ không có tên miền riêng cho mỗi người. Chúng sẽ mang tên miền riêng của nhà cung cấp. Ví dụ với email cá nhân của Google, chúng sẽ có tên miền là @gmail.com hoặc @gmail.com.vn.

Các email cá nhân thường bị giới hạn số lượng email được gửi trong ngày. Ngoài ra, vấn đề bảo mật cũng như chống spam cho các email miễn phí này không cao. Đây là một hiểm họa tiềm tàng cho tin tặc đánh cắp thông tin của người dùng bằng các email chứa mã độc hoặc virut.

Mặt khác, việc dễ dàng đăng ký và sở hữu email cá nhân dẫn đến độ tin cậy cho các email cá nhân thường rất thấp. Độ tin cậy thấp khiến cho người đọc sẽ không tin tưởng vào các nội dung quan trọng được gửi từ một email cá nhân.
Không những vây, trong công việc, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì doanh nghiệp không thể nào quản lý được dữ liệu từ email này. Điều này sẽ là một thất thoát to lớn cho doanh nghiệp nếu nhân viên đó nghỉ việc. Doanh nghiệp sẽ có khả năng mất trắng các dữ liệu mà người nhân viên đó từng làm.

3. Email doanh nghiệp

Như đã nêu ở phần 1, email doanh nghiệp là những email có tên miền riêng. Trong đó, mỗi nhân viên trong công ty sẽ có một địa chỉ mail với tên người dùng khác nhau và tên miền riêng giống nhau. Email doanh nghiệp thuộc sở hữu của công ty. Công ty có thể quản lý dữ liệu từ các email trong hệ thống email doanh nghiệp của mình.

Việc email doanh nghiệp thuộc sỡ hữu của công ty sẽ tăng cao độ tin cậy từ phía người nhận thư. Thông qua địa chỉ người gửi cũng như nội dung của bức thư, người nhận có thể xác định được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Thông qua đó, độ tin cậy của khách hàng hay đối tác đối với công ty sử dụng email doanh nghiệp sẽ cao hơn.

Ngoài ra, khả năng quản lý của công ty đối với các email thuộc hệ thống email tên miền riêng của mình sẽ đảm bảo được tính an toàn của dữ liệu. Điều này có nghĩa là công ty có thể sao lưu, truy xuất các dữ liệu được gửi và nhận bởi các email trong hệ thống email doanh nghiệp của mình. Không những vậy, nếu nhân viên nghỉ việc, các dữ liệu từ email của nhân viên đó vẫn sẽ được thu hồi và lưu trữ trong hệ thống email doanh nghiệp.

Lợi ích cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mức độ bảo mật thông tin của các email doanh nghiệp cao hơn rất nhiều so với email cá nhân. Các email được gửi đến sẽ được quét virut, quét mã độc cũng như hiện bảng nhắc nhở cho người sử dụng khi thao tác trên các thư điện tử từ ngồn lạ…

Chọn ai cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp?

Email doanh nghiệp còn được gọi là email tên miền riêng, email công ty, hay email domain. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email tên miền riêng. Để lựa chọn một nhà cung cấp phù hợp với công ty của mình, doanh nghiệp nên cân nhắc nhiều vấn đề như giá cả, dịch vụ, tiện ích tích hợp, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật…

Trong số các doanh nghiệp trên thị trường, Halink được các doanh nghiệp đánh giá rất cao. Họ đánh giá cao Halink không phải vì dịch vụ Email công ty rẻ nhất. Họ đánh giá cao Halink vì đơn vị này cung cấp dịch vụ Email công ty tốt nhất trong tầm giá.

Với hơn 7 năm kinh nghiệm, Halink đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trong thị trường cung cấp dịch vụ email công ty nói riêng và các dịch vụ về công nghệ thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung như thiết kế web, tên miền, quảng cáo google…

Khi mọi người nhìn thấy địa chỉ email của doanh nghiệp bạn, nếu đó là một địa chỉ miễn phí được tạo bằng Yahoo hoặc Gmail, khách hàng có thể cảm thấy không ấn tượng với bạn. Đó là tất cả về nhận thức. Địa chỉ email miễn phí chắc chắn phục vụ một mục đích nhưng khi nói đến doanh nghiệp của bạn, bạn nên tránh xa bất cứ điều gì làm mất uy tín của bạn và có khả năng làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn.

Vì sao bạn không nên sử dụng email miễn phí cho doanh nghiệp?

Địa chỉ email doanh nghiệp của bạn từ một dịch vụ miễn phí có vẻ không chuyên nghiệp và do đó có thể khiến mọi người đánh giá chất lượng của các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn dựa trên điều đó.

Khi mọi người nhìn thấy tài khoản email từ một dịch vụ miễn phí, họ có thể cho rằng bạn không muốn chi tiền và do đó, các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp có thể không có chất lượng cao nhất. Cách mọi người nhìn nhận về bạn và doanh nghiệp của bạn rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. 

Sử dụng một địa chỉ email miễn phí có thể khiến những đối tác khác đang xem xét việc hợp tác với bạn phải suy nghĩ kỹ trước khi họ có mối quan hệ với bạn. Cách dễ dàng để khắc phục điều này là bằng cách đăng ký tên miền doanh nghiệp và dịch vụ email để có thể có email doanh nghiệp. Bạn sẽ thấy rằng điều này sẽ mở ra một lượng lớn cơ hội kinh doanh mới cho bạn.

Sử dụng dịch vụ email miễn phí khiến khách hàng cảm thấy như thể bạn không có uy tín và câu hỏi có thể xuất hiện trong đầu người khác về việc liệu doanh nghiệp của bạn có thực sự tồn tại lâu dài không.

Doanh nghiệp của bạn có thể dễ bị tin tặc tấn công nếu bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí.

Bạn nên đăng ký email theo tên miền

Đăng ký tên miền rất rẻ và nếu bạn không đăng ký tên miền của mình, mọi người có thể tin rằng nếu bạn không muốn chi một số tiền nhỏ như vậy cho một thứ rất quan trọng, rất có thể bạn sẽ không sẵn sàng chi bất kỳ khoản tiền nào về những thứ khác quan trọng đối với họ và doanh nghiệp của họ. 

Đăng ký và sử dụng một dịch vụ email theo tên miền sẽ khẳng định sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt các đối tác và khách hàng.

Email theo tên miền giúp bạn xây dựng thương hiệu một cách hiệu quả, dễ dàng cạnh tranh với các đối thủ và để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng.

Bạn không thể điều hành một doanh nghiệp thành công mà không có uy tín. Bạn không bao giờ có thể có đủ uy tín. Những người mà bạn làm kinh doanh cần hoàn toàn tin tưởng rằng bạn sẽ luôn làm việc với sự quan tâm tốt nhất của họ trong tâm trí. Sự tin cậy và uy tín là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp thành công. Nếu những người khác sẵn sàng đầu tư tiền kiếm được của họ, họ cần có thể tin tưởng vào thực tế rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tồn tại trong một thời gian rất dài. Có một địa chỉ email kinh doanh riêng sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái với điều đó.